Relativeren, balanceren en sneller schakelen dan ooit

Tanja Bootsman is eventplanner. Het is geen geheim dat de afgelopen twee Coronajaren deze sector het hardst hebben geraakt. Waar de horeca en winkels tussendoor open mochten, werden de evenementen grotendeels afgelast. Ons gesprek ging over de toekomst, de lol van het vak en de uitdagingen die je als eventplanner bijna dagelijks tackelt.

Tanja, hoe gaat het met je?
Een gulle lach: “Goed, ja echt goed. Het werk komt op gang, mensen willen weer wat proberen. Maar het belangrijkste is dat ik zelf heel positief ben”. De vraag is natuurlijk beladen, want iedereen wil weten: Hoe houd je je staande als je sector niets meer mag? Het is dan ook onvermijdelijk dat we het hier over hebben. Tanja: ‘Ja, laten we eerlijk zijn, voor mijn sector waren de afgelopen 2 jaren gewoon niet leuk.’

Relativeren

Bootsman Events is als bedrijf volledig zelfstandig geworden tussen 2 lockdowns in. Een pittige opgave omdat na de eerste lockdown totaal niet duidelijk was wat er zou gaan gebeuren. In het begin wilde iedereen nog wel van alles proberen, en tussen alle maatregelen door is er ook best veel georganiseerd. Zelfs tijdens de lockdowns verzorgde Bootsman Events nog digitale of hybride bijeenkomsten. Denk bijvoorbeeld aan Zumba via Zoom, of een leuke kerstpakketten actie . Maar dit viel natuurlijk allemaal in het niet bij de events die Bootsman normaal gesproken in haar agenda heeft staan; jubilea, open dagen, nieuwjaarsrecepties, festivals of lokale evenementen.

Dit alles leidde ertoe dat Tanja halverwege 2020 op zoek ging naar een extra uitdaging waarbij haar organiserende talent van pas zou komen. “Nu ben ik 24 uur per week in de weer als office-manager. Ook een heerlijke klus, want organiseren zit nou eenmaal in mij. Daarbij hou ik als zzp-er mijn vrijheid én ik heb de zekerheid van twee stromen binnen mijn bedrijf.” Dat ze daarnaast nog tijd genoeg heeft om evenementen te organiseren ziet Tanja als een groot voordeel. “Op deze manier heb ik tijd over om 1 of 2 evenementen per maand erbij te draaien.” Dit relativeringsvermogen heeft haar door de afgelopen 2 jaar getrokken. Met plezier aan het werk blijven en creatieve oplossingen blijven bedenken is een behoorlijke opgave als je volledige branche ‘op zijn gat’ ligt.

Balanceren

De evenementen stapelen zich inmiddels weer in rap tempo op. Vanaf mei staan er weer mooie evenementen gepland. Of die ook echt door zullen gaan is nog wel de vraag. “Ja, die zekerheid is verdwenen, dat merk je wel echt. Iedereen houdt er nu rekening mee dat alles op het laatste moment kan worden afgezegd.” In die zin is het plannen van een evenement nog uitdagender geworden. Bestonden er vroeger scenario’s voor het weer, nu bestaan er scenario’s voor diverse coronamaatregelen. “Ik trek wel een grens hoor, bij één van de evenementen waar ik nu mee bezig ben zijn we afgestapt van scenario’s en zeggen we gewoon dat het niet door kan gaan als bijvoorbeeld 1.5 meter regel weer terugkomt. Ik kan als organisator namelijk niet garanderen dat meer dan 500 man zich aan die regel gaan houden.” Het inschakelen van extra beveiligers is volgens Bootsman ook geen optie. “Nee, dat lost het probleem echt niet op. Want wanneer spreek je mensen dan aan? En hoe gaan ze reageren? Een evenement moet veilig door kunnen gaan, dat staat voorop.”

Het organiseren heeft op deze manier een extra dimensie gekregen. Niet alleen heeft alles lang stilgelegen en wil nu iedereen tegelijk opstarten. Er zijn ook nog eens flinke personeelstekorten. Gelukkig merkt Bootsman daar weinig van. “De mensen met wie ik werk zijn allemaal weer blij dat er iets kan, van foodtrucks tot EHBO, iedereen zegt meteen ja.”

Volgens Bootsman is het nu vooral belangrijk om in balans te blijven. Zowel voor zichzelf als voor de sector. “Ik ben geen doemdenker en heb 100% vertrouwen in de toekomst, maar je merkt wel dat dat op losse schroeven staat.” Zelf heeft ze haar balans gevonden en werkt ze met veel plezier en energie in haar twee organiserende rollen.

Sneller schakelen dan ooit

Wat in ieder geval duidelijk is, is dat de sector in beweging is. Flexibeler en sneller dan ooit. “Je merkt dat iedereen weer iets wil. De zon schijnt, mensen krijgen energie, plannen komen los. Ik ben nu voor een aantal evenementen eindelijk aan het uitvoeren wat we twee jaar geleden hebben bedacht.”

Een van de zaken waar Bootsman Events in uitblinkt is het klantcontact en de persoonlijke aandacht. Evenementen, jubilea, het wordt allemaal afgestemd op de persoonlijke wensen van de opdrachtgever. Tanja: “Je merkt bij mij dat ik niet een van de grote bureau’s ben. Ik werk lokaal en persoonlijk. Ik wil mensen spreken, een klik hebben, samen iets leuks bedenken. Vaak gebeurt het dat er al tijdens de eerste brainstormsessie zoveel ideëen op tafel liggen, dat bereik je echt niet met alleen maar mailcontact.”

Deze persoonlijke noot is wat Tanja energie geeft en misschien wel het ingrediënt dat haar evenementen zo succesvol maakt.

Bootsman Events verzorgt evenementen. Je kunt Tanja inhuren voor jubilea, recepties, bedrijfsuitjes, openingen, lokale evenementen en nog veel meer. Kijk voor een overzicht ook op www.bootsmanevents.nl